Angebote werden nicht nachgefasst
Das Angebot geht raus, der Kunde meldet sich nicht, und niemand ruft nach. Ein großer Teil der Aufträge liegt genau hier, unbearbeitet.
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Die Arbeit, die keiner machen will, muss keiner machen.
Anfragen sortieren, Angebote nachfassen, Termine bestätigen, Bewertungen einsammeln. Das sind Abläufe, die jeden Tag Zeit kosten und sich vollständig abgeben lassen.
Läuft ohne Ihr Zutun Auftragsverarbeitung geregelt An Ihre Programme angebunden
0Listen, die Sie selbst abtelefonieren
24/7auch wenn im Büro niemand sitzt
1Übersicht statt fünf Postfächer
Ausgangslage
Wo im Betrieb täglich Zeit verschwindet
Drei Abläufe, die fast überall von Hand laufen, obwohl sie es nicht müssten.
Anfragen landen überall
Eine im Mailpostfach, eine über WhatsApp, eine auf dem Anrufbeantworter. Ohne eine Stelle, an der alles zusammenläuft, geht regelmäßig etwas verloren.
Bewertungen kommen nur zufällig
Zufriedene Kunden bewerten nicht von allein. Wer nicht danach fragt, sammelt vor allem die Stimmen der Unzufriedenen.
Das Ergebnis
Abläufe, die von selbst weiterlaufen
Wir bauen die Automatisierung an Ihren bestehenden Programmen entlang. Sie müssen nichts umstellen, was funktioniert.
- Jede Anfrage landet erfasst und zugeordnet an einer Stelle
- Angebote werden nach festgelegten Abständen automatisch nachgefasst
- Termine werden bestätigt und vorher erinnert, ohne Anruf
- Bewertungsanfragen gehen nach Abschluss automatisch raus
- Ein Monatsbericht zeigt, was gelaufen ist und was hängt
Ihre Übersicht · letzte 7 Tage
Neue Anfrageüber das Website-Formular
Erfasst
Termin gebuchtohne Rückfrage per Mail
Bestätigt
Follow-up versendetautomatisch nach drei Tagen
Erledigt
Leistungsumfang
Was sich automatisieren lässt
Wir bauen mit Make, n8n, Airtable und angebundenen Sprachmodellen. Welche Werkzeuge zum Einsatz kommen, steht offen im Angebot.
Anfragen bündeln
Alles läuft an einer Stelle zusammen, egal woher es kommt.
- Formular, Mail und Telefon
- Automatische Zuordnung
- Status je Anfrage sichtbar
Angebots-Nachfassen
Nach festgelegten Abständen erinnert das System von selbst.
- Abstände frei einstellbar
- Stopp bei Antwort
- Sichtbar, wer noch offen ist
Termine
Buchung, Bestätigung und Erinnerung laufen ohne Zutun.
- Anbindung an Ihren Kalender
- Erinnerung vor dem Termin
- Weniger Nichterscheinen
Bewertungen einsammeln
Nach Abschluss wird automatisch gefragt.
- Zeitpunkt frei wählbar
- Direkter Weg zum Google-Profil
- Kritik landet erst intern
Vorqualifizierung
Ein Sprachmodell sortiert nach Ihren Kriterien vor.
- Ihre Regeln, nicht die der KI
- Nachvollziehbare Entscheidungen
- Sie behalten das letzte Wort
Datenschutz
Automatisierung berührt personenbezogene Daten. Das wird geregelt.
- Auftragsverarbeitung schriftlich
- Werkzeuge offen benannt
- Löschfristen eingerichtet
Ablauf
Wie wir vorgehen
Wir fangen mit einem Ablauf an, nicht mit allen gleichzeitig.
1
Ablauf aufnehmen
Wir schauen uns an, wie der Ablauf heute läuft, wer beteiligt ist und wo es hängt. Meist bei Ihnen vor Ort.
2
Aufbau
Wir bauen die Automatisierung und schließen sie an Ihre bestehenden Programme an. Sie sehen es laufen, bevor es scharf geschaltet wird.
3
Testbetrieb
Der Ablauf läuft zunächst mit Ihnen im Blick. Was nicht passt, wird nachjustiert.
4
Erweitern
Wenn der erste Ablauf steht, kommt der nächste dazu. Schritt für Schritt statt alles auf einmal.
Häufige Fragen
Fragen zur Automatisierung
Wenn Ihre Frage nicht dabei ist, rufen Sie an. Das geht schneller, als eine E-Mail zu formulieren.
Kilian Dull
Erreichbar werktags. Wenn er auf einem Termin ist, ruft er zurück.
01704 848 22 38In den meisten Fällen nicht. Wir bauen an vorhandene Systeme an. Nur wenn ein Programm keine Schnittstelle hat, muss man über Alternativen reden, und das sagen wir dann auch offen.
Nein. Ein Sprachmodell sortiert nach Regeln vor, die Sie festlegen. Die Entscheidung, wen Sie einladen oder wem Sie ein Angebot machen, bleibt bei Ihnen. Die Vorsortierung ist nachvollziehbar, Sie sehen, warum etwas einsortiert wurde.
Dann bekommen Sie eine Meldung, und der Ablauf fällt auf den manuellen Weg zurück. Es gibt keine Stelle, an der etwas unbemerkt verschwindet.
Je nach Aufgabe Make oder n8n für die Abläufe, Airtable als Datenbank, dazu Kalender-, Mail- und teils KI-Dienste. Welche das im Einzelfall sind, steht im Angebot und in der Anlage zum Vertrag über die Auftragsverarbeitung.
Die Zugänge laufen auf Sie, die Abläufe bleiben nach Vertragsende bei Ihnen. Laufende Lizenzkosten der eingesetzten Dienste tragen Sie direkt, damit Sie unabhängig bleiben.